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Access Datenbanken

  Eine Access Datenbank hat große Vorteile, gegenüber Excel, wenn es um die Verwaltung von großen Datenbeständen geht. Sie ist bestens geeignet zur Verwaltung von Datenbeständen, die auf mehrere Tabellen verteilt sind.
 
  Excel oder Access?
Hier ein Beispiele für eine Verwaltung von Bestellungen.

In einer Excel-Tabelle mit Bestellungen wird zu jeder Position Kundenname, Adresse usw. hinzugefügt. Bei mehreren Bestellungen eines Kunden sind die Kundendaten mehrfach vorhanden. Ändert sich die Adresse muss diese in allen Zeile geändert werden.

Bei Access gibt es eine Tabelle für die Bestellungen und eine Tabelle für die Kunden. Diese beiden Tabellen werden mit der Kundennummer verknüpft. Dadurch werden in Formularen zu jeder Bestellung die Kundendaten angezeigt, ohne das der Anwender etwas machen muss. (Z. B. keine SVERWEIS-Formeln kopieren wie das bei Excel notwendig wäre). Bei Änderungen der Adresse an wird bei alle Bestellpositionen diese Änderung angezeigt.

Neben der leichteren Datenpflege ist diese Vorgehensweise Resourcensparend.  
  Access Formulare und Berichte
In Access können Bildschirmmasken für die Anzeige und Eingabe von Daten erstellen werden, und Berichte für Ausdrucke
Für jede Tabelle können beliebig viele Formulare und Berichte, mit jeweils unterschiedlichem Layout erstellt und gespeichert werden.

Es können verschiedenen Papierformate mit unterschiedlicher Anordnungen von Datenfelder erstellt werden. Eine Änderung an der Quelltabelle ist dafür nicht erforderlich ist.  
  Mehrere Personen gleichzeitig
Ein entscheidender Vorteil gegenüber Excel ist, dass uneingeschränkt, mehrere Personen gleichzeitig auf die gleichen Daten zugreifen können, die Änderung eines Anwenders ist sofort auf den PCs aller anderen Anwender sichtbar.  
  Speichern ist nicht erforderlich
Das Speichern kann nicht vergessen werden. Die Daten werden in Access automatisch gespeichert, wenn der Anwender die Eingabe abschließt, indem er z.B. einen anderen Datensatz auswählt.  
  Abfragen
Mit Abfragen die Anzeige von Daten beeinflusst werden. Durch Filter kann die Anzeige auf bestimmte Daten beschränkt werden und es kann die Sortierreihenfolge festgelegt werden.

Es können Daten von mehreren verknüpften Tabellen in einer Liste angezeigt werden. In Abfragen können Formeln für Berechnungen eingefügt werden.

Die Abfragen werden gespeichert und können jederzeit wieder mit den angelegten Einstellungen aufgerufen werden.  
  Frontend - Backend Lösung möglich
Dabei können die Datentabellen und die Eingabemasken in verschiedenen Dateien gespeichert werden.

Das hat den Vorteil das bei notwendigen Änderungen an Masken, Formularen und Berichten der Entwickler an einer Frontend-Kopie programmiere testen kann. Währen die Anwender ungestört weiterarbeiten.

Nach Abschluss der Änderungen wird das neue Frontend auf die Arbeits-PC gespeichert.  
  Kostenloses Runtime
Nicht alle MS-Office Versionen enthalten das Programm Access, das zum Entwickeln und Ändern von Lösungen erforderlich ist.

Das ist auch nicht erforderlich denn es gibt von Microsoft ein kostenloses "Access Runtime". Das auf allen PCs installiert werden kann, auf denen mit Access gearbeitet werden soll. Ohne dass zusätzlichen Kosten anfallen.  
  Haben Sie Fragen?
Dann schreiben Sie mir oder rufen Sie mich an.


Edi Bauer
Lösungen & Training für Excel und Access
Weidhütte 10, 94545 Hohenau
Telefon: 08558 974282 Fax: 08558 974283

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2017/6/29